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Cosa si intende precisamente con il termine workflow?

Letteralmente significa “flusso di lavoro” ed in pratica rappresenta la gestione informatica, o meglio l’automazione di un processo lavorativo, con il vantaggio di rendere automatici dei compiti manuali che altrimenti richiederebbero tempo e impegno costante e di semplificare l’esecuzione di progetti più complessi.

Nell’ambito del marketing il suo utilizzo può essere mirato alla conversione di lead in contatti, alla vendita, alla fidelizzazione, ma molto dipende dalle potenzialità del software che viene utilizzato, visto che ovviamente le piattaforme non sono “equipaggiate” tutte alla stessa maniera e quindi è importante selezionare le migliori.

Si può programmare un workflow anche per facilitare procedure interne all’azienda: scambio di info nell’area marketing o sales, ma la sua funzione più peculiare rimane quella di acquisire nuovi clienti e di curarne la gestione.

Come funziona il workflow?

Possiamo considerare il workflow uno strumento intelligente che consente di costruire una relazione personalizzata e soprattutto automatica con un nostro contatto e si basa sulle informazioni che abbiamo su di lui nel database oppure è un processo che viene avviato nel momento in cui un utente o un visitatore del sito compie un’azione on line nei confronti di una nostra offerta/contenuto.

Facciamo un esempio:

  1. Un utente compila il form per accedere ad un’offerta che abbiamo sponsorizzato sui Social o per iscriversi alla newsletter del nostro sito web.
  2. Si avvia una procedura di azioni programmate in precedenza da noi, un “flusso di lavoro” costituito da step consequenziali, ad esempio un’email o un sms di risposta immediata.
  3. In base al tipo di interazione dell’utente, sarà inviata a distanza di pochi giorni (per es. 3gg.) un’altra mail con del contenuto da scaricare.
  4. La settimana successiva può essere inviata una mail per far mettere direttamente in contatto l’utente con la tua azienda.
    In questo modo si mantiene vivo il rapporto, ci rendiamo visibili e ci facciamo conoscere sempre meglio da chi ci ha appena contattato e ci facciamo ricordare da chi è già una nostra conoscenza.

L’obiettivo finale naturalmente è condurre il contatto alla conversione.

Ma vediamo concretamente e nel dettaglio cosa possiamo fare con il nostro software, quando decidiamo di impostare un workflow.

Crea un workflow con la piattaforma di BUSINESSWIN.it

La nostra piattaforma BUSINESSWIN.it consente l’impostazione e la gestione di un workflow in modo facile e intuitivo, ma soprattutto performante.

Ecco in sintesi quali vantaggi possiamo ottenere con la creazione di un workflow Businesswin.it:

  • ottimizzazione di tempo e risorse;
  • acquisizione dei lead;
  • conversione di lead in nuovi clienti;
  • fidelizzazione dei clienti, attraverso azioni di nutrimento;
  • gestione del database in maniera performante;
  • incentivazione all’up-selling;
  • misurazione delle interazioni degli utenti in ogni fase.

Partiamo dal presupposto che possiamo decidere in fase di impostazione se creare un workflow per e-mail, per sms o combinando insieme i due canali. Quando lo creiamo dobbiamo avere chiaro l’obiettivo che vogliamo raggiungere, ovvero vogliamo profilare gradualmente in base alle interazioni ricevute dal nostro contatto e vogliamo portarlo alla fase di conversione in modo automatizzato, sempre tenendo conto delle sue esigenze.

In generale il workflow funziona così:

  1. Un utente riceve una nostra mail con un’offerta o visualizza un post che abbiamo pubblicato sui Social; avendo espresso il suo interesse compilando il form, riceverà un contenuto più specifico nel messaggio (mail o landing page con SMS) successivo, di cui avremo impostato il tempo di invio.
  2. A questo punto il sistema andrà a distribuire una terza comunicazione differenziata in base al tipo di interazione che l’utente avrà manifestato nella fase precedente:
  • Ha aperto la mail? Riceverà un messaggio che spinge alla conversione immediata (fine del workflow).
  • Non ha aperto la mail? Dopo un tempo stabilito, riceverà un’altra offerta di ingaggio, sempre mirata alle sue esigenze, che conosciamo grazie ai dati che abbiamo acquisito e all’analisi del customer journey. Riparte così da capo un nuovo workflow.

Un workflow può prendere avvio anche da una vendita di un prodotto o di un servizio: dopo aver completato il suo acquisto, l’utente riceve un messaggio di ringraziamento per averci scelto, successivamente sarà nutrito con nuovi contenuti volti a far crescere la brand awareness e potrà magari essere condotto ad acquistare un nuovo prodotto.

Veniamo ora ad un Case History

Per far conoscere il nostro nuovo prodotto GDPR automatico, decidiamo di creare una campagna, impostando un workflow.

Per prima cosa sponsorizziamo su Facebook un post su un’informativa – con checklist scaricabile – relativa alla nuova normativa della privacy, veicolata da una Landing Page (Lead). Altro canale è il sito web: la Landing viene pubblicata anche come pop up.

Un’utente interessata alla nostra checklist apre la Landing Page e compila i campi del form. Si avvia immediatamente il workflow:

1° step – parte in automatico un SMS di risposta che l’utente registrato riceve direttamente sul suo smartphone:

2° step – Cliccando sul link, si apre una nuova Landing Page (Survey), strutturata con 6 punti della checklist/domande, che l’utente profilato potrà compilare (vedi galleria accanto).

Giunta al termine del percorso, compilando un nuovo form, Sara avrà accesso ad un’ulteriore offerta: la consulenza gratuita.

3° step – Raccolti i dati, possiamo far contattare il nuovo lead dal nostro consulente, che potrà portare avanti la relazione.

Bene, hai qualche idea in più adesso su come si può usare un workflow?

Non resta allora che sperimentare e vedere come applicare alla tua realtà una risorsa così intelligente e pratica.

Vuoi provare gratuitamente la nostra piattaforma?

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